Aturan prosedur igus GmbH

untuk penanganan keluhan sesuai dengan Supply Chain Act

Versi I, Edisi 01. Januari 2024

1. Tujuan dan ruang lingkup penanganan keluhan

Penanganan keluhan igus GmbH memungkinkan semua orang yang berpotensi terkena dampak untuk menunjukkan risiko terhadap hak asasi manusia atau lingkungan dan pelanggaran kewajiban yang muncul sebagai akibat dari kegiatan ekonomi igus GmbH di area bisnisnya sendiri atau di area bisnis supplier di sepanjang supply chain.

igus menanggapi persyaratan Supply Chain Act dengan serius dan merupakan tujuan kami untuk mengidentifikasi potensi pelanggaran di sepanjang supply chain pada tahap awal dan memulai tindakan yang sesuai.

igus mengizinkan pemberian informasi tentang kemungkinan pelanggaran yang berkaitan dengan Supply Chain Act untuk dilaporkan kepada kami dan secara konsisten menindaklanjutinya.

Semua karyawan dan orang-orang di sepanjang supply chain kami dapat memberi tahu igus tentang risiko atau pelanggaran hak asasi manusia atau lingkungan melalui penanganan pengaduan yang disiapkan oleh igus.

Dipastikan bahwa notifikasi dapat dikirimkan secara anonim dan rahasia. Hal ini memberikan kesempatan bagi igus untuk mengenali risiko pada tahap awal dan, dalam kasus terbaik, menyelesaikannya sebelum masyarakat atau lingkungan dirugikan.

2. Prosedur untuk memberikan komentar/melaporkan pelanggaran kepatuhan

Ada berbagai saluran internal untuk melaporkan pelanggaran kepatuhan(misalnya pemberitahuan kepada superiors atau perwakilan karyawan) dan sistem whistle-blower igus tersedia untuk laporan internal dan eksternal. Ini dapat digunakan tanpa batasan oleh siapa pun dalam supply chain kami.

Pelanggaran kepatuhan dapat dilaporkan di seluruh dunia, sepanjang waktu, dalam berbagai bahasa, dan tanpa biaya hanya dengan beberapa klik melalui sistem pelaporan online kami Whistle-blower System (reporting-channel.com).

Ketika mengirimkan laporan, fokus tematik harus dinyatakan dalam kaitannya dengan risiko terhadap hak asasi manusia dan lingkungan atau pelanggaran tugas dalam arti § 2 Bagian 2 dan 3 dari Supply Chain Act.

Larangan terkait hak asasi manusia khususnya mencakup

• Pekerja anak (biasanya, mempekerjakan anak di bawah usia 15 tahun dilarang)
• Kerja paksa
• Perbudakan, eksploitasi seksual
• Kegagalan untuk mematuhi peraturan kesehatan dan keselamatan sesuai dengan hukum di tempat kerja
• Pemotongan upah yang sesuai
• Penggunaan penyiksaan atau perlakuan yang memalukan
• Kebebasan berserikat
• Setiap tindakan atau kelalaian yang dapat merusak posisi hukum yang dilindungi dengan cara yang sangat serius dan yang jelas-jelas melanggar hukum.

Larangan yang terkait dengan lingkungan hidup khususnya meliputi

• Larangan pembuatan senyawa yang mengandung merkuri
• Larangan pengolahan limbah merkuri yang tidak tepat
• Larangan produksi dan penggunaan bahan kimia tertentu dan polutan organik yang persisten
• Larangan penanganan, pengumpulan, penyimpanan, dan pembuangan limbah yang tidak ramah lingkungan
• Kontaminasi tanah, air, udara, dan konsumsi air yang berlebihan
• Setiap tindakan atau kelalaian yang dapat merusak posisi hukum yang dilindungi dengan cara yang sangat serius dan yang jelas-jelas melanggar hukum.

3. Penerimaan dan penilaian awal laporan

Sebagai bagian dari penilaian awal, HR menentukan apakah laporan tersebut relevan dengan hak asasi manusia atau lingkungan hidup atau pelanggaran tugas dan apakah laporan yang disampaikan sudah benar. Hal ini diikuti dengan penilaian risiko atas konsekuensi yang mungkin terjadi, misalnya dengan menggunakan matriks risiko.

Orang yang memberikan informasi akan menerima umpan balik yang cepat bahwa informasi tersebut telah direkam. Selain itu, laporan status sementara pada setiap langkah pemrosesan dan hasil akhir dikirim ke pelapor melalui portal dalam lingkungan yang terlindungi.

4. Prosedur pemeriksaan

Jika relevansi dan kecurigaan awal terkonfirmasi, kami memulai prosedur investigasi internal secepat mungkin untuk klarifikasi fakta. Pemberitahuan akan diperiksa secara detail.

5. Implementasi langkah-langkah yang diperlukan

Setelah investigasi selesai, igus memeriksa apa tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan, meminimalkan, atau mencegah pelanggaran di masa mendatang. Untuk tujuan ini, kami menganalisis kebutuhan spesifik untuk koreksi dan peningkatan. Bagian dari analisis ini juga termasuk memperhitungkan ekspektasi kelompok orang yang terkena dampak pelanggaran. Langkah-langkah yang diperlukan dapat berupa tindakan internal murni dalam divisi bisnis kami, seperti penyesuaian proses, pedoman baru, atau konsep pelatihan yang lebih baik. Namun demikian, tindakan terhadap pihak ketiga mungkin juga diperlukan. Implementasi langkah-langkah tersebut dipantau dengan tepat dan efektivitasnya diteliti secara rinci dalam setiap proses.

6. Dokumentasi

Semua laporan, kegiatan investigasi, dan hasil-hasilnya didokumentasikan dan diarsipkan di lokasi-lokasi tertentu. Data tersebut disimpan sesuai dengan persyaratan hukum dan dengan periode perlindungan data yang relevan. Hak melihat dan mengakses diatur secara ketat. Selain itu, jika diwajibkan oleh hukum, kami memberi tahu semua subjek data tentang penyelidikan yang dilakukan dan data pribadi yang diproses dalam konteks ini.

7. Analisis dan pelaporan risiko

Temuan dari pemrosesan laporan diperhitungkan dalam analisis risiko. Laporan tahunan disiapkan dan dipublikasikan mengenai jumlah dan penanganan laporan. Selain itu, laporan ad hoc disampaikan kepada manajemen.

8. Uji efektivitas

Kami meninjau efektivitas semua sistem dan proses yang dijelaskan di atas sehubungan dengan penanganan keluhan kami secara ad hoc, setidaknya setahun sekali.

9. Perlindungan terhadap whistle-blowers

Indikasi kemungkinan risiko terhadap hak asasi manusia atau lingkungan hidup atau pelanggaran kewajiban merupakan hal yang sangat penting bagi igus dan supply chain kami.

Untuk alasan ini, dialog anonim dimungkinkan di seluruh penanganan keluhan. Kerahasiaan anonim dijamin setiap saat. Alamat IP tidak dicatat. Prosedur berikut ini telah diperkenalkan untuk perlindungan teknis bagi whistle-blower:

• Enkripsi transportasi data: semua data yang disimpan dalam database Sistem whistle-blower (reporting-channel.com) dienkripsi.
• Rutinitas penghapusan berbasis aturan mendukung penghapusan yang sesuai dengan perlindungan data.
• Audit keamanan IT secara berkala memantau keamanan sistem.

Dengan menyampaikan laporan dalam penanganan pengaduan igus, whsitle-blower tidak akan terancam dengan konsekuensi negatif apapun. Kerahasiaan pertukaran dijamin setiap saat (lihat Bagian 3 dan juga dijamin secara internal dengan langkah-langkah yang sesuai.

10. Kontak

Jika Anda memiliki komentar atau saran terkait penanganan keluhan kami, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM kami di +49  2203 9639-151.